Wat moet er zoal geregeld zijn bij waarneming?

De NVKS gaat niet expliciet in op wat er precies geregeld moet zijn bij waarneming. Echter heeft de NBA middels een template overeenkomst de meest voor de hand liggende punten verwerkt. Punten die zoal in de waarnemingsovereenkomst worden geregeld zijn de volgende;

• • aanvang van de waarneming;

• • aanwijzingen door de waar te nemen accountant;

• • wanneer de waarneming eindigt;

• • eventueel overname van cliënten en personeel;

• • wat te doen bij overlijden of blijvende arbeidsongeschiktheid van de waar te nemen accountant;

• • verplichtingen en bevoegdheden van de waarnemer bij waarneming en afwikkeling;

• • beloning van de waarnemer bij waarneming en afwikkeling;

• • aansprakelijkheid van de waarnemer bij waarneming en/of afwikkeling;

• • rekening en verantwoording bij waarneming en/of afwikkeling;

• • verhaalsrecht van de waarnemer bij waarneming en afwikkeling;

• • vertrouwelijkheid en geschillenregeling;

• • duur van de overeenkomst.

Een waarnemingsovereenkomst kan enkel en alleen worden aangegaan tussen twee of meerdere (eindverantwoordelijke) accountants. Het accountantskantoor zelf kan derhalve geen partij zijn in de waarnemingsovereenkomst.

Is een waarnemingsovereenkomst altijd verplicht?

Een waarnemingsovereenkomst is verplicht. In hoeverre dit op schrift moet staat niet aangegeven maar uit bewijsoogpunt is het van belang dat de overeenkomst op schrift wordt gesteld. Bij menig kantoortoetsingen waar bleek dat er geen schriftelijke waarnemingsovereenkomst voor handen was, werd dit gezien als een schending van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Een waarnemingsovereenkomst is eveneens verplicht ondanks dat er meerdere (eindverantwoordelijke) accountants werkzaam zijn bij het accountantskantoor. Deze accountants mogen echter de waarneming ook hebben geregeld in een maatschapsovereenkomst. Het is in een dergelijke situatie niet nodig dat de waarneming extern belegd wordt, maar het mag wel. Indien het accountantskantoor ook wettelijke controleopdrachten verricht, dan is het een accountantsorganisatie als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a van de WTA (en heeft het kantoor een WTA vergunning). In dat kader kan waarneming alleen maar plaatsvinden door een andere externe accountant die werkzaam is bij, of verbonden is aan dezelfde accountantsorganisatie. De waarneming extern beleggen bij een accountantskantoor met een WTA vergunning is derhalve voor de wettelijke controleopdrachten niet toegestaan. Onder een externe accountant wordt volgens de WTA verstaan; de natuurlijke persoon die werkzaam is bij, of verbonden aan een accountantsorganisatie en verantwoordelijk is voor de uitvoering van wettelijke controles.

Kan de waarneming ook belegd worden bij accountants in business of interne of overheidsaccountants?

De waarneming kan in principe worden neergelegd bij elke accountant. In een vraag en antwoordartikel van de NBA omtrent dit onderwerp is toegelicht dat de nadere voorschriften (destijds de nadere voorschriften aan assurance verwante opdrachten) niet expliciet voorschrijven dat waarneming per se door een openbaar accountant moet plaatsvinden. Voor de NVKS wordt voorts ook niet expliciet voorgeschreven dat het om een openbare accountant moet gaan die de waarneming regelt. Wat van belang is, is dat de accountant die de waarneming moet verrichten vakbekwaam is. Volgens de NBA ziet deze eis zowel op de benodigde deskundigheid als praktijkervaring, rekening houdend met de mogelijke ‘noodsituatie’ die de waarnemende accountant aantreft bij waarneming. In de ogen van de NBA lijkt het daarom voor de hand te liggen dat een waarnemer recente ervaring heeft in de openbare praktijk. Maar uiteindelijk dienen de waar te nemen accountant en de waarnemende accountant (in business) zelf te bepalen of sprake is van de benodigde vakbekwaamheid en ervaring. Het mag dus wel maar de accountant in business (of interne of overheidsaccountant) dient zich er van te vergewissen dat hij de nodige praktijkervaring heeft om de waarneming als openbaar accountant te kunnen uitvoeren. Bovendien dient hij rekening er mee te houden dat hij als een openbaar accountant kan worden bestempeld door de NBA. Deze stempel kan gevolgen hebben voor de eisen op het gebied van onder meer permanente educatie en de hoogte van de contributie.

Het bericht Waarneming bij afwezigheid onder de NVKS verscheen eerst op AVTR.