De casus had betrekking op het volgende. Een oud-restauranthouder kreeg (nagekomen) facturen van een administratiekantoor waar ze in het verleden zaken mee had gedaan. De hoogte van de facturen werd door de oud-restauranthouder betwist, uiteindelijk tot aan de civiele rechter. De rechter wou vervolgens weten of de grondslag voor de facturen afkomstig van het administratiekantoor juist is. Met grondslag wordt bedoeld welke uitgangspunten zijn toegepast en op welke wijze de factuur tot stand is gekomen. Het administratiekantoor gebruikte als uitgangspunt en wijze van opmaak voor haar facturen de gewerkte uren per medewerker maal een tarief. Er wordt door de civiele rechter een accountant ingeschakeld als gerechtelijke deskundige. Uit het deskundigenbericht van de accountant volgt dat hij concludeert dat de grondslag voor de facturen juist is. De oud-restauranthouder is het hier niet mee eens en is van mening dat de accountant zijn werk niet naar behoren heeft uitgevoerd. Er wordt een klacht ingediend bij de Accountantskamer (hierna: Ak).

Volgens klagers bevatte het deskundigenbericht onjuistheden en was het onvoldoende duidelijk welke informatie de accountant had gebruikt om tot zijn deskundigenbericht te kunnen komen.

Tijdens de mondelinge behandeling vielen een aantal punten op. In eerste instantie de aard van de opdracht. De accountant bleef volharden dat hetgeen wat hij onderzocht had uiteindelijk ook juist was. Het zij opgemerkt dat optreden als gerechtelijke deskundige in eerste instantie niet het karakter heeft van een assurance-opdracht. In het Stramien voor Assurance opdrachten is duidelijk opgenomen dat het optreden als gerechtelijk deskundige niet kan worden aangemerkt als een assurance-opdracht. De accountant dient dan ook elke schijn te vermijden dat hier sprake van is. Door volhardend te stellen dat hetgeen wat hij heeft onderzocht ‘juist’ is loopt hij het risico in strijd te handelen met het Stramien voor Assurance opdrachten.

Het zij opgemerkt dat optreden als gerechtelijke deskundige in eerste instantie niet het karakter heeft van een assurance-opdracht.

Ook stelde de accountant tijdens de mondelinge behandeling dat het optreden als gerechtelijke deskundige er toe leidt dat hij niet tuchtrechtelijk kan worden aangesproken. Volgens hem is het immers de rechter die hem aanstelt. Ook dit standpunt is onjuist. Het is vaste tuchtrechtjurisprudentie dat een accountant zich toetsbaar dient op te stellen. Op geen enkele manier kan het recht om te klagen tegen de accountant worden ontnomen. Ook niet als de accountant door een rechter wordt aangesteld als gerechtelijke deskundige.

Tevens kwam aan de orde in hoeverre klagers (konden) hebben gereageerd op het concept-rapport van de accountant. De accountant had aan (de advocaten) van klagers een conceptrapport van zijn bevindingen en conclusie toegezonden. Hier is wel een reactie uit voortgekomen van klagers maar het was inhoudelijk zeer summier. De accountant was van mening dat hij derhalve op de reactie van klager geen acht meer hoefde te slaan. Een belangrijk uitgangspunt bij het verrichten van werkzaamheden als gerechtelijke deskundige is het concept van hoor- en wederhoor. De tegenpartij moet in staat worden gesteld om op het concept te kunnen reageren. Indien de reactie van de tegenpartij onvoldoende grondslag heeft, is het aan de accountant om de tegenpartij in de gelegenheid te stellen om hun reactie alsnog van voldoende grondslag te voorzien. Als de accountant verzuimt om dit te doen kan de vraag worden gesteld of hij het beginsel van hoor- en wederhoor niet heeft geschonden. Het beginsel van hoor- en wederhoor is immers een belangrijk middel voor de accountant om een deugdelijke grondslag te verkrijgen voor zijn deskundigenbericht. Het had in zijn weg gelegen om hier meer alert op te zijn.

Het beginsel van hoor- en wederhoor is immers een belangrijk middel voor de accountant om een deugdelijke grondslag te verkrijgen

Tot slot is de vraag welke wet- en regelgeving van toepassing is op het optreden van de accountant als gerechtelijke deskundige. In eerste instantie is dat de Leidraad deskundigen in civiele zaken. Met de Leidraad verschaft de Rechtspraak inzicht in punten die naar geldend recht van belang zijn in verband met de totstandkoming van een deskundigenbericht. De wettelijke basis daarvoor biedt het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Ten aanzien van wet- en regelgeving wat van toepassing vanuit het beroep van de accountant zelf betreft dit uiteraard de Wet op het Accountantsberoep (WAB), Verordening gedrags en beroepsregels Accountants (VGBA) en de Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS).

Hoe deze tuchtzaak gaat uitpakken voor de betrokken accountant gaat uitpakken is nog maar de vraag. Over 15 weken volgt uitspraak. Echter laat deze zaak wel zien dat het belangrijk is om als accountant goed op de hoogte te zijn van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving inzake de opdracht die je onderhanden hebt.

Het bericht Optreden als gerechtelijke deskundige? Een paar belangrijke aandachtspunten verscheen eerst op AVTR.

De rol van de OKB-er is in het tuchtrecht niet onbesproken gelaten.

In een zaak die aanhangig werd gemaakt bij de Accountantskamer was dit aan de orde. Een eindverantwoordelijke accountant had een beoordelingsverklaring afgegeven waarbij een conclusie werd onthouden. Alvorens hij de beoordelingsverklaring had afgegeven had hij het dossier afgestemd met de OKB-er van het accountantskantoor. Die kwam eveneens tot vaststelling dat een beoordelingsverklaring met onthouding van een conclusie de enige passende oplossing was. Het onthouden van een oordeel respectievelijk een conclusie houdt in dat de eindverantwoordelijke accountant kennelijk niet genoeg informatie heeft om tot een deugdelijke verklaring te komen. Achteraf bleek dat de informatie op basis waarvan de eindverantwoordelijke accountant wel tot een beoordelingsverklaring met een conclusie kon komen wel degelijk aanwezig was. De Accountantskamer kwam derhalve tot het oordeel dat de eindverantwoordelijke accountant gewoon nader onderzoek kon verrichten op basis waarvan hij een meer passende verklaring kon afgeven. Nu dit niet was gebeurd meende de Accountantskamer dat de OKB derhalve ook niet goed kon zijn gegaan. In het bijzonder is de Accountantskamer van mening dat de OKB-er er bij de eindverantwoordelijke accountant op had moeten aandringen om nader onderzoek te verrichten, en niet de beoordelingsverklaring met onthouding van een conclusie had mogen uitbrengen.

Het zij opgemerkt dat een OKB-er niet per se een titeldrager moet zijn.

Het bovenstaande is zodoende een illustratie van de tuchtrechtelijke verwijtbaarheid die de OKB-er draagt bij het verrichten van de OKB. Een belangrijk aspect bij de tuchtrechtelijke verwijtbaarheid is dat het uiteraard om een titeldrager moet gaan. Een titeldrager is een accountant die staat ingeschreven in het register van de NBA. Het zij opgemerkt dat een OKB-er niet per se een titeldrager moet zijn. De definitie van een OKB-er is niet nader in de NVKS bepaald. De NVKS verwijst hiervoor naar de definitie van een OKB-er in de NV COS. Conform de NV COS is een OKB-er een persoon die al dan niet tot het accountantskantoor behoort, met voldoende en geschikte ervaring en autoriteit om de significante oordeelsvormingen van het opdrachtteam en de conclusies die bij het formuleren van de controleverklaring zijn getrokken, objectief te evalueren. Er wordt dus niet expliciet aangegeven dat dit een titeldrager moet zijn. Veelal is het in de praktijk wel een titeldrager die de rol van OKB-er vervult omdat hij ook als diegene wordt beschouwd met voldoende en geschikte ervaring en de autoriteit. Maar verplicht is het niet.

Het bericht Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling en het accountantstuchtrecht verscheen eerst op AVTR.

In deze blog wordt uiteengezet wat de meest geconstateerde tekortkomingen zijn bij een kantoortoetsing. We hebben dit geanalyseerd aan de hand van de vele tuchtrechtuitspraken die zien op kantoortoetsingen. Ook hebben we de jaarverslagen van de Raad voor toezicht geraadpleegd. De tekortkomingen worden onderverdeeld in bevindingen op kantoorniveau (deel 1) en bevindingen op opdrachtniveau (deel 2).

Tekortkomingen op kantoorniveau

Algemeen

Het stelsel van kwaliteitsbeheersing op kantoorniveau ziet enerzijds op de opzet van het kwaliteitsbeleid en de inrichting van de beheersing hiervan. Ongeacht wat voor soort opdrachten een kantoor verricht, de volgende punten dienen altijd te zijn opgenomen in het stelsel van kwaliteitsbeheersing; 1. de wijze hoe het personeelsbeleid is ingericht, 2. de beroepsaansprakelijkheidsverzekering, 3. waarneming en 4. beleid met betrekking tot een integere bedrijfsvoering. Voor wat betreft voorgenoemde punten worden de meeste tekortkomingen geconstateerd op het gebied van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering en waarneming. Het komt veelvuldig voor dat beide punten niet adequaat zijn geregeld. Tekortkomingen op het gebied van personeelsbeleid en de integere bedrijfsvoering komen veel minder voor. Onze inschatting is dat voorgenoemde twee beleidsonderdelen veelal in een kwaliteitshandboek zijn opgenomen en ook veel minder strikt te toetsen zijn. En hoewel een kwaliteitshandboek niet verplicht is, kan het onjuist of oneigenlijk gebruik hiervan ook tot een tekortkoming leiden. Bij toetsingen wordt immers vaak geconstateerd dat de kwaliteitshandboeken niet of onvoldoende specifiek zijn gemaakt aan de kantoorsituatie. Dit op zichzelf kan mede een afweging zijn waarom een kantoor niet door de toetsing komt. Tevens is het van belang om te melden dat de intern opgelegde normen in een kwaliteitshandboek voor de toetsers leidend zijn voor de beoordeling van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Als de interne normen verder gaan dan de wet- en regelgeving voorschrijven, dan vormen deze de doorslag met betrekking tot de wijze waarop de toetsing wordt uitgevoerd.

Er wordt vaak geconstateerd dat de kwaliteitshandboeken niet of onvoldoende specifiek zijn gemaakt aan de kantoorsituatie

Assurance

Een kantoor wat assurance opdrachten verricht dient aan nadere eisen te voldoen conform de NVAK-ass. Zo dient het kantoor een standaard te hebben voor de uitvoering van assurance opdrachten en voor de wijze waarop de gedane werkzaamheden van medewerkers wordt beoordeeld. Ook dient het kantoor toetsingscriteria vast te stellen op basis waarvan een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (hierna: OKB) kan plaatsvinden. Tevens dient jaarlijks het stelsel van kwaliteitsbeheersing te worden geëvalueerd en moeten er regels worden vastgesteld die zien op de uitvoering van periodiek intern kwaliteitsonderzoek van afgeronde assurance-opdrachten. Er dient een adequate klachtenregeling te zijn ingericht. Voorts dient er een onafhankelijkheidsfunctionaris te worden aangesteld en moet er een onafhankelijkheidsregeling ontwikkeld zijn.  

er zijn geen toetsingscriteria vastgesteld op basis waarvan een OKB moet plaatsvinden;

De tekortkomingen die hierbij worden geconstateerd zijn veelal de volgende;

• er is geen standaard voor assurance opdrachten aanwezig;
• er zijn geen toetsingscriteria vastgesteld op basis waarvan een OKB moet plaatsvinden;
• er is geen opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar benoemd;
• er is geen klachten- en klokkenluidersregeling of deze is niet algemeen bekendgemaakt;
• het stelsel van kwaliteitsbeheersing wordt niet periodiek op effectiviteit getoetst;
• er wordt niet jaarlijks een schriftelijke bevestiging van onafhankelijkheid aan de medewerkers gevraagd;
• dossiers worden niet afgesloten binnen de daartoe gestelde termijn;
• er is geen incidentenregeling ontwikkeld;
• de zeggenschapsrechten qua eigendom zijn niet evenredig en conform de NVAK-ass.

Aan assurance verwant

Als er alleen maar aan assurance verwante opdrachten worden verricht zijn de regels minder stringent. De tekortkomingen die hier op kantoorniveau worden geconstateerd zien structureel op het ontbreken van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en een waarnemingsovereenkomst. In het bijzonder wordt in sommige gevallen geconstateerd dat de aan assurance verwante opdracht (samenstelopdracht) niet is uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de openbare accountant. Dit is in strijd met de NVAK-aav.

In deel 2 gaan we in op de tekortkomingen op opdrachtniveau, voor zowel assurance als aan assurance verwante opdrachten.

Het bericht De meest geconstateerde tekortkomingen bij kantoortoetsingen (deel 1) verscheen eerst op AVTR.

Het bericht De wettelijke reserve deelneming verscheen eerst op AVTR.