De periodieke kantoortoetsing is voor veel kantoororganisaties een onaangename uitdaging. Gedurende de toetsing wordt vastgesteld of op kantoorniveau een kwaliteitsbeheersingssysteem aanwezig is wat aan de regelgeving voldoet. Het regelgevend kader voor de toetsing begint bij de Verordening op de kwaliteitsbeoordelingen. Hierin wordt bepaald op welke wijze een toetsing plaatsvindt. Ten aanzien van het kwaliteitsbeheersingssysteem zijn de regelgevende bepalingen in algemene zin vastgelegd in de Verordening accountantsorganisaties. Afhankelijk van het soort kantoor dient de kantoororganisatie enerzijds te voldoen aan de Nadere voorschriften accountantskantoren ter zake van assurance opdrachten (hierna: NVAK-ass) en/of aan de Nadere voorschriften accountantskantoren ter zake van aan assurance verwante opdrachten (hierna: NVAK-aav). Als een kantoor zowel assurance- en aan assurance verwante opdrachten uitvoert geldt de zwaarste set aan Nadere voorschriften. In dit geval is dat de NVAK-ass.

 

In deze blog wordt uiteengezet wat de meest geconstateerde tekortkomingen zijn bij een kantoortoetsing. We hebben dit geanalyseerd aan de hand van de vele tuchtrechtuitspraken die zien op kantoortoetsingen. Ook hebben we de jaarverslagen van de Raad voor toezicht geraadpleegd. De tekortkomingen worden onderverdeeld in bevindingen op kantoorniveau (deel 1) en bevindingen op opdrachtniveau (deel 2).

 

 

Tekortkomingen op kantoorniveau

Algemeen

Het stelsel van kwaliteitsbeheersing op kantoorniveau ziet enerzijds op de opzet van het kwaliteitsbeleid en de inrichting van de beheersing hiervan. Ongeacht wat voor soort opdrachten een kantoor verricht, de volgende punten dienen altijd te zijn opgenomen in het stelsel van kwaliteitsbeheersing; 1. de wijze hoe het personeelsbeleid is ingericht, 2. de beroepsaansprakelijkheidsverzekering, 3. waarneming en 4. beleid met betrekking tot een integere bedrijfsvoering. Voor wat betreft voorgenoemde punten worden de meeste tekortkomingen geconstateerd op het gebied van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering en waarneming. Het komt veelvuldig voor dat beide punten niet adequaat zijn geregeld. Tekortkomingen op het gebied van personeelsbeleid en de integere bedrijfsvoering komen veel minder voor. Onze inschatting is dat voorgenoemde twee beleidsonderdelen veelal in een kwaliteitshandboek zijn opgenomen en ook veel minder strikt te toetsen zijn. En hoewel een kwaliteitshandboek niet verplicht is, kan het onjuist of oneigenlijk gebruik hiervan ook tot een tekortkoming leiden. Bij toetsingen wordt immers vaak geconstateerd dat de kwaliteitshandboeken niet of onvoldoende specifiek zijn gemaakt aan de kantoorsituatie. Dit op zichzelf kan mede een afweging zijn waarom een kantoor niet door de toetsing komt. Tevens is het van belang om te melden dat de intern opgelegde normen in een kwaliteitshandboek voor de toetsers leidend zijn voor de beoordeling van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Als de interne normen verder gaan dan de wet- en regelgeving voorschrijven, dan vormen deze de doorslag met betrekking tot de wijze waarop de toetsing wordt uitgevoerd.

 

Er wordt vaak geconstateerd dat de kwaliteitshandboeken niet of onvoldoende specifiek zijn gemaakt aan de kantoorsituatie

 

Assurance

Een kantoor wat assurance opdrachten verricht dient aan nadere eisen te voldoen conform de NVAK-ass. Zo dient het kantoor een standaard te hebben voor de uitvoering van assurance opdrachten en voor de wijze waarop de gedane werkzaamheden van medewerkers wordt beoordeeld. Ook dient het kantoor toetsingscriteria vast te stellen op basis waarvan een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (hierna: OKB) kan plaatsvinden. Tevens dient jaarlijks het stelsel van kwaliteitsbeheersing te worden geëvalueerd en moeten er regels worden vastgesteld die zien op de uitvoering van periodiek intern kwaliteitsonderzoek van afgeronde assurance-opdrachten. Er dient een adequate klachtenregeling te zijn ingericht. Voorts dient er een onafhankelijkheidsfunctionaris te worden aangesteld en moet er een onafhankelijkheidsregeling ontwikkeld zijn.  

 

er zijn geen toetsingscriteria vastgesteld op basis waarvan een OKB moet plaatsvinden;

 

 

De tekortkomingen die hierbij worden geconstateerd zijn veelal de volgende;

  • er is geen standaard voor assurance opdrachten aanwezig;
  • er zijn geen toetsingscriteria vastgesteld op basis waarvan een OKB moet plaatsvinden;
  • er is geen opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar benoemd;
  • er is geen klachten- en klokkenluidersregeling of deze is niet algemeen bekendgemaakt;
  • het stelsel van kwaliteitsbeheersing wordt niet periodiek op effectiviteit getoetst;
  • er wordt niet jaarlijks een schriftelijke bevestiging van onafhankelijkheid aan de medewerkers gevraagd;
  • dossiers worden niet afgesloten binnen de daartoe gestelde termijn;
  • er is geen incidentenregeling ontwikkeld;
  • de zeggenschapsrechten qua eigendom zijn niet evenredig en conform de NVAK-ass.

 

Aan assurance verwant

Als er alleen maar aan assurance verwante opdrachten worden verricht zijn de regels minder stringent. De tekortkomingen die hier op kantoorniveau worden geconstateerd zien structureel op het ontbreken van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en een waarnemingsovereenkomst. In het bijzonder wordt in sommige gevallen geconstateerd dat de aan assurance verwante opdracht (samenstelopdracht) niet is uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de openbare accountant. Dit is in strijd met de NVAK-aav.

In deel 2 gaan we in op de tekortkomingen op opdrachtniveau, voor zowel assurance als aan assurance verwante opdrachten.